西安檔案數(shù)字化公司
- 發(fā)表時(shí)間:2024-03-05
- 來源:華圖檔案
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檔案數(shù)字化是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式,從而實(shí)現(xiàn)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化管理。這一過程不僅有助于保護(hù)和保存歷史資料,還能提高檔案的檢索效率和利用價(jià)值。在進(jìn)行檔案數(shù)字化時(shí),應(yīng)遵循以下幾個(gè)原則:
西安檔案數(shù)字化公司
一、科學(xué)性原則
檔案數(shù)字化的科學(xué)性原則指在進(jìn)行數(shù)字化時(shí)遵循檔案信息的形成、保管、利用的客觀規(guī)律,使檔案信息數(shù)字化工程真正服務(wù)于社會(huì),發(fā)揮其信息資源的作用。
檔案數(shù)字化的科學(xué)性要求從檔案信息的收集、處理、存儲、傳遞、利用乃至反饋的整個(gè)過程,都必須保證真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠,數(shù)字化的方法和手段也需要注意科學(xué)性。
二、實(shí)用性原則
針對館(室)藏檔案有重復(fù)利用和緊急利用兩種方式,急用、常用檔案應(yīng)優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化,堅(jiān)持“現(xiàn)用現(xiàn)掃,常用先掃,已用定掃”的快捷服務(wù)方式。社會(huì)需求是制定和調(diào)整檔案數(shù)字化工作策略的“風(fēng)向標(biāo)”。檔案業(yè)務(wù)部門應(yīng)注重多年檔案利用的情況統(tǒng)計(jì),把利用頻繁的檔案進(jìn)行綜合分析,科學(xué)地確定優(yōu)先進(jìn)行檔案數(shù)字化的范圍。
許多檔案信息具有實(shí)效性,過了一定期限后其價(jià)值就會(huì)降低,甚至喪失,因此在進(jìn)行檔案數(shù)字化時(shí)要用發(fā)展的眼光看待,爭取在檔案信息價(jià)值的升值前期完成。檔案數(shù)字化加工與數(shù)字化檔案利用同步實(shí)現(xiàn),是充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),更好、更快地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的最佳途徑。
三、規(guī)范性原則
檔案數(shù)字化的規(guī)范性原則指檔案數(shù)字化后的文件格式符合國家檔案局頒布的檔案電子文檔標(biāo)準(zhǔn),具有較好的通用性,能夠通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索提供給利用者。數(shù)字化后的檔案信息內(nèi)容要與原紙質(zhì)檔案信息完全一致。
如果解決了數(shù)字檔案的法律憑證作用問題,利用者在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上利用的數(shù)字化檔案信息相當(dāng)于在檔案館實(shí)地查閱原始檔案實(shí)體,對于有些特殊的電子文件能以原始形成格式進(jìn)行還原顯示,例如照片、圖紙等。
四、安全性原則
檔案數(shù)字化的途徑一般有兩種:一是通過歸檔接收電子文件;二是館(室)藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。館(室)藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的方式一般是通過計(jì)算機(jī)錄入和掃描兩種方式進(jìn)行的,與傳統(tǒng)的檔案信息相比,這些數(shù)字化檔案信息,因?yàn)橐劳杏谟?jì)算機(jī)存儲技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù),所以具有明顯的不穩(wěn)定性,數(shù)字化信息的內(nèi)容和位置易發(fā)生變化。
因此,在檔案數(shù)字化過程中,要做到以下幾點(diǎn),以保證安全性原則:
(1)通過錄入或掃描方式得到的數(shù)字化檔案信息,要確保檔案原件的安全;
(2)在處理和存儲數(shù)字化檔案信息時(shí),要確保數(shù)字化檔案信息的內(nèi)容與檔案原件相吻合;
(3)遵循原始檔案的保密性,確保涉密檔案的信息不被未授權(quán)者瀏覽;
(4)利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)安全技術(shù),如防火墻、實(shí)時(shí)殺毒軟件以及存儲設(shè)備等,保證已經(jīng)數(shù)字化的檔案信息的安全。
五、共享性原則
檔案數(shù)字化的共享性原則是由檔案信息的利用率決定的,因?yàn)闄n案信息是來自社會(huì)的寶貴財(cái)富,數(shù)字化的檔案信息利用得越廣泛,其作為資源的作用就發(fā)揮得越充分。
因此,要建立完備的檔案數(shù)字化保障體系和高效的信息流通、傳遞和利用體系,通過有效的分析和管理,及時(shí)準(zhǔn)確地把利用率高且具有較大社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的檔案信息最大限度地進(jìn)行利用。
總之,檔案數(shù)字化是檔案管理領(lǐng)域的一項(xiàng)重要進(jìn)步,它不僅能夠有效地保護(hù)和保存珍貴的歷史資料,還能極大地提高檔案的可訪問性和利用效率。在推進(jìn)檔案數(shù)字化的過程中,必須堅(jiān)持以上原則,通過科學(xué)合理的規(guī)劃和嚴(yán)格的管理,確保檔案數(shù)字化工作的順利進(jìn)行。
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檔案庫房建設(shè)服務(wù)
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檔案咨詢
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檔案整理服務(wù)
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